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Gestion de vos messages |
Message ou Pense-bête ?
La plate-forme d'emailing propose deux type de messages :
Le Pense-bête est une sorte de rappel automatique d'un événement. Cette fonctionnalité permet d'envoyer un email à une liste d'abonnés à intervalles précis avant une date butoir.
Le message permet quant à lui d'envoyer un
message beaucoup plus important en taille que le pense-bête, avec en
plus la possibilité d'incorporer des images, des liens et toute une
gestion statistique. Les messages peuvent être envoyés à date fixe ou différée, mais ne peuvent être envoyés à intervalle précis.
Enumération de vos messages et penses-bête
Une fois l'onglet « Vos messages » activé, vous obtenez en zone (B) de l'interface, une énumération des messages et des penses-bête que vous avez créés et/ou déjà envoyés.
Capture 10 : Enumération de vos messages et penses-bête |
Ces messages sont regroupés en 4 familles :
Les messages « En cours de rédaction » qui correspondent aux messages qui n'ont pas encore été envoyés à vos abonnées.
Les messages « Différés » qui attendent une date et une heure précise avant de pouvoir être envoyés.
Les messages « En cours d'envoi » sont ceux dont la plate-forme d'expédition est en train d'envoyer le contenu à vos abonnés.
Enfin les messages « Archivés »
qui forment l'historique de vos précédents envois. Pour alléger le
chargement de la page, seuls vos 20 derniers envois seront listés dans
cet historique.
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Représente un message |
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Représente un pense-bête |
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Création d'un nouveau pense-bête
Pour créer un nouveau pense-bête, il vous suffit de cliquer sur le lien « Nouveau Pense-bête »
Ce lien ouvre un formulaire de saisie dans la zone (F) de l'interface, qui vous permettra de paramétrer toutes les caractéristiques de votre pense-bête.
Comme nous venons de le voir, le contenu du pense-bête peut être envoyé à intervalles précis avant une date butoir.
Ces intervalles sont les suivants :
1 mois avant la date butoir |
24 heures |
45 minutes |
2 semaines avant |
12 heures |
30 minutes |
1 semaine avant |
5 heures |
15 minutes |
5 jours avant |
2 heures |
5 minutes |
2 jours avant |
1 heure |
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Que ce soit pour vos besoins personnels : vous rappeler un
rendez-vous chez un client, une date d'anniversaire, etc…
Ou pour une utilisation professionnelle : rappeler la date d'un salon
ou d'une exposition à vos abonnés, un rendez-vous annuel, etc... le
pense-bête est un moyen facile et très pratique pour ne rien oublier
Contrairement aux messages qui offrent plus de possibilités, les
penses-bêtes ne peuvent être envoyés qu'à une seule liste de diffusion à
la fois.
Néanmoins, la fonction rappel automatique demande très souvent la
saisie d'adresses email unitaires, que vous pouvez donc préciser dans la
zone intitulée « Utilisateur(s) libre(s) ».
Si plusieurs personnes doivent recevoir le pense-bête, indiquez comme
dans l'exemple ci-dessous, une succession d'adresses email séparées par
des virgules :
Création d'un nouveau message
Le lien pour ouvrir le formulaire de saisie d'un nouveau message se situe juste au dessus de celui des penses-bête.
Ce lien ouvre donc le formulaire de saisie qui permet de paramétrer toutes les caractéristiques de vos messages.
Le formulaire d'envoi des messages est sans aucun doute le plus
complexe de la plate-forme mais c'est également le plus complet de tous.
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Capture 11 : Création d'un nouveau message
Zone (1) : |
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Titre ou objet du message que vos abonnés recevront.
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Zone (2) : |
Pour envoyer vos messages, vous avez deux possibilités :
- L'envoi « Immédiat » qui permet d'envoyer votre message quelques secondes après votre confirmation.
- Ou l'envoi « Différé » dont il vous est possible de définir
très précisément le jour et l'heure à laquelle vous souhaitez que votre
message commence à partir.
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Zone (3) : |
Chaque liste à son propre expéditeur !
Cette option permet donc de forcer l'envoi des messages avec un nom d'expéditeur et une adresse email bien précise.
Pour changer le nom ou l'adresse
email de l'expéditeur, retournez dans l'onglet
«
Vos listes » puis cliquez sur la petite icône («
»)
à gauche de chacune de vos listes.
L'option par défaut « Utiliser l'expéditeur de chacune des listes », est particulièrement utile
lorsque vous associez chaque liste de diffusion à un
commercial de votre société. Ou encore chaque liste à
une filiale de votre société.
En effet l'expéditeur est également la personne qui
recevra les email de réponse !
Donc si chaque liste à son son propre expéditeur, vous
pourrez répartir les réponses selon vos divers
commerciaux ou selon l'emplacement géographique de vos
filiales.
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Zone (4) : |
Vous permet de sélectionner une ou plusieurs listes auxquelles vous
souhaitez envoyer votre message. L'ordre d'affichage correspond
exactement à celui de l'énumération de vos listes de diffusion vu en début de ce manuel.
Pour plus de lisibilité et de sécurité, le nom des
listes que vous aurez sélectionnées, apparaîtront en rouge après le premier enregistrement du formulaire.
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Zone (5) : |
Dans ce champ, vous devez saisir l'adresse email à laquelle doit
être envoyé le message de test. Il s'agit de l'adresse email du poste
sur lequel vous êtes en train de travailler.
Effectuer un test permet de recevoir à l'adresse indiquée, le message tel qu'il sera envoyé à vos abonnés.
Ce test est obligatoire (au moins une fois) et permet de vérifier
la mise en forme du message avant son envoi réel, l'exactitude du
contenu, l'adresse de l'expéditeur, l'affichage des images et de tester
les liens hypertextes, etc.
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Zone (6) : |
Rédaction et visualisation du message TEXTE |
Zone (7) : |
Rédaction et visualisation du message HTML
Voir rubrique « L'éditeur HTML » |
Zone (8) : |
1. Enregistre les modifications apportées au message en cours
2. Envoi par email (à l'adresse saisie en zone 5) le contenu du message en cours. Voir rubrique « Tester vos messages »
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Zone (9) : |
1. Enregistre les modifications apportées au message en cours
2. Lance le processus d'expédition des email à l'ensemble des abonnés des listes sélectionnées en zone (4).
Ce bouton est munit d'une sécurité empêchant tout envoi maladroit du message à vos abonnés.
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Zone (10) : |
Enregistre simplement l'ensemble des modifications
apportées aux paramètres du message, puis réaffiche le formulaire de
saisie mis à jour. |
Zone (11) : |
Supprime le message de la plate-forme.
Ce bouton est munit d'une sécurité empêchant toute suppression maladroite du message.
Il est à noter que les statistiques concernant l'envoi du message
(s'il y a eu envoi) seront conservées, afin de ne pas fausser
l'affichage des graphiques.
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Modification ou suppression d'un message ou pense-bête
NOTA : Initialement, le bouton « Envoyer le
message aux abonnés » est désactivé ; celui-ci ne deviendra actif
qu'après avoir testé au moins une fois votre message par un clic sur le
bouton « Tester le message »
Pré-visualiser vos messages
Lorsque vous aurez enregistré
ou testé une première fois votre message, deux nouveaux liens vont
apparaîtrent en zones (6) et (7) du formulaire.
Ces deux liens permettent de pré-visualiser le
contenu (HTML ou Texte) de votre message avant son envoi.
Comme la plupart des messageries, ces deux aperçus disposent d'une
partie fixe affichant le nom de l'expéditeur du message, le ou les
destinataires ainsi que le titre du message.
Selon les informations saisies dans la « Capture 11 », l'aperçu du message HTML retourne ceci :
Travailler avec l'éditeur HTML
Voir rubrique «
L'éditeur HTML »
Tester vos messages avant envoi
En plus de disposer d'un aperçu
du message dans votre navigateur, la plate-forme d'emailing permet également d'obtenir
une copie de votre message directement par email. Utiliser
le bouton « Tester le message » permet de recevoir à l'adresse indiquée
en zone (5) le message tel qu'il sera envoyé à vos abonnés.
Notez que pour différencier les tests des mailing finaux, la
mention "[TEST]" apparaîtra dans l'objet de l'email. Cette
mention sera bien entendu retirée au moment de l'envoi du
mailing.
Si l'adresse email indiquée est présente dans la «
liste de vos abonnés », alors le message de test prendra en compte tous
les mots clés réservés à la personnalisation. (Voir paragraphe «
Personnaliser vos messages »)
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